רישוי בנייה

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הפוך את רשימת ההערות המצורפת למכתב דרישות השלמה לעורך בקשה מקצועי.
ציפיות: פתיח קצר עם מספר הבקשה; הדרישות ממוספרות, כל אחת בשורה או שתיים עם נימוק ענייני; מועד להשלמה; משפט סיום שהבקשה אינה מקודמת עד ההשלמה. טון ענייני, בלי התנצלות ובלי איום. עד עמוד אחד.
מגבלות: אל תוסיף דרישות שאינן ברשימה. אל תצטט סעיפי חוק או הוראות תוכנית — סמן [להשלמה ידנית] בכל מקום שנדרש עוגן כזה, וכך גם למספר הבקשה ולמועד. אל תמציא פרטים; במקום מידע חסר השאר סוגריים ריקים.
המקור: הערות הבדיקה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

חסר חישוב שטחים מעודכן; חזית צפונית אינה תואמת את התשריט; אין הסכמת שכנים לקיר משותף; נספח חניה לא צורף.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: נסח מענה ל[נמען] על מצב הטיפול בבקשה, על בסיס שורות המעקב המצורפות.
ציפיות: שלוש פסקאות קצרות — מה הושלם, מה נותר, ומה הצעד הבא שבאחריות המבקש. שפה עניינית ונגישה למי שאינו איש מקצוע. עד שתים-עשרה שורות.
מגבלות: אל תתחייב למועד ואל תעריך כמה זמן ייקח — גם אם נשאלת. אל תסיק מסקנה על סיכויי הבקשה. אל תעביר הערות פנימיות כלשונן; נסח מהן רק את מה שנוגע למבקש. סמן [להשלמה ידנית] במקום כל מספר בקשה או מועד סטטוטורי.
המקור: שורות המעקב: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

נקלט בסוף אוגוסט. בדיקה ראשונה — הערות נשלחו. התקבלו השלמות חלקיות: שטחים כן, חזיתות לא. ממתין לתיאום עם יועץ נגישות.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: נסח הודעה ל[נמען] המוסרת את החלטת הוועדה בבקשה, על בסיס נוסח ההחלטה המצורף.
ציפיות: פתיח שמוסר את ההחלטה במשפט אחד; התנאים כרשימה ממוספרת בלשון ההחלטה; משפט סיום שמפנה לפרוטוקול כמסמך המחייב. טון ענייני ומכבד. עד עמוד אחד.
מגבלות: אל תנסח מחדש את ההחלטה ואל תפרש אותה — העבר את התנאים כלשונם. אל תוסיף תנאי שאינו בנוסח. אל תקבע מועדים; סמן [להשלמה ידנית] לכל מועד, מספר בקשה או סעיף. אל תציין שההודעה מחליפה את הפרוטוקול.
המקור: נוסח ההחלטה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

הוחלט לאשר בתנאים: תיקון קו בניין אחורי לפי ההנחיות המרחביות; הצגת פתרון חניה מעודכן; אישור יועץ נגישות לפני היתר.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הצלב בין רשימת המסמכים הנדרשים לבין רשימת המסמכים שהוגשו, והפק טבלת חסרים.
ציפיות: טבלה בשלוש עמודות — מה נדרש, האם הוגש (כן, לא או חלקי), והערה. שורה אחת לכל פריט ברשימת הנדרש, באותו סדר. מתחת לטבלה: שורת סיכום אחת עם מספר החסרים.
מגבלות: אל תקבע אם המסמך שהוגש מספק — רק אם הוגש. אל תוסיף פריטים שאינם ברשימת הנדרש. אל תנחש; פריט שאינו ברור — סמן "חלקי" והוסף הערה.
המקור: רשימת הנדרש ורשימת המוגש: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

נדרש: תשריט; חישוב שטחים; נספח חניה; הסכמת שכנים; אישור יועץ נגישות. הוגש: תשריט; חישוב שטחים; נספח חניה, ללא חתימה.