בנק הבקשות

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הפוך את רשימת ההערות המצורפת למכתב דרישות השלמה לעורך בקשה מקצועי.
ציפיות: פתיח קצר עם מספר הבקשה; הדרישות ממוספרות, כל אחת בשורה או שתיים עם נימוק ענייני; מועד להשלמה; משפט סיום שהבקשה אינה מקודמת עד ההשלמה. טון ענייני, בלי התנצלות ובלי איום. עד עמוד אחד.
מגבלות: אל תוסיף דרישות שאינן ברשימה. אל תצטט סעיפי חוק או הוראות תוכנית — סמן [להשלמה ידנית] בכל מקום שנדרש עוגן כזה, וכך גם למספר הבקשה ולמועד. אל תמציא פרטים; במקום מידע חסר השאר סוגריים ריקים.
המקור: הערות הבדיקה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

חסר חישוב שטחים מעודכן; חזית צפונית אינה תואמת את התשריט; אין הסכמת שכנים לקיר משותף; נספח חניה לא צורף.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: נסח מענה ל[נמען] על מצב הטיפול בבקשה, על בסיס שורות המעקב המצורפות.
ציפיות: שלוש פסקאות קצרות — מה הושלם, מה נותר, ומה הצעד הבא שבאחריות המבקש. שפה עניינית ונגישה למי שאינו איש מקצוע. עד שתים-עשרה שורות.
מגבלות: אל תתחייב למועד ואל תעריך כמה זמן ייקח — גם אם נשאלת. אל תסיק מסקנה על סיכויי הבקשה. אל תעביר הערות פנימיות כלשונן; נסח מהן רק את מה שנוגע למבקש. סמן [להשלמה ידנית] במקום כל מספר בקשה או מועד סטטוטורי.
המקור: שורות המעקב: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

נקלט בסוף אוגוסט. בדיקה ראשונה — הערות נשלחו. התקבלו השלמות חלקיות: שטחים כן, חזיתות לא. ממתין לתיאום עם יועץ נגישות.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: נסח הודעה ל[נמען] המוסרת את החלטת הוועדה בבקשה, על בסיס נוסח ההחלטה המצורף.
ציפיות: פתיח שמוסר את ההחלטה במשפט אחד; התנאים כרשימה ממוספרת בלשון ההחלטה; משפט סיום שמפנה לפרוטוקול כמסמך המחייב. טון ענייני ומכבד. עד עמוד אחד.
מגבלות: אל תנסח מחדש את ההחלטה ואל תפרש אותה — העבר את התנאים כלשונם. אל תוסיף תנאי שאינו בנוסח. אל תקבע מועדים; סמן [להשלמה ידנית] לכל מועד, מספר בקשה או סעיף. אל תציין שההודעה מחליפה את הפרוטוקול.
המקור: נוסח ההחלטה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

הוחלט לאשר בתנאים: תיקון קו בניין אחורי לפי ההנחיות המרחביות; הצגת פתרון חניה מעודכן; אישור יועץ נגישות לפני היתר.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הצלב בין רשימת המסמכים הנדרשים לבין רשימת המסמכים שהוגשו, והפק טבלת חסרים.
ציפיות: טבלה בשלוש עמודות — מה נדרש, האם הוגש (כן, לא או חלקי), והערה. שורה אחת לכל פריט ברשימת הנדרש, באותו סדר. מתחת לטבלה: שורת סיכום אחת עם מספר החסרים.
מגבלות: אל תקבע אם המסמך שהוגש מספק — רק אם הוגש. אל תוסיף פריטים שאינם ברשימת הנדרש. אל תנחש; פריט שאינו ברור — סמן "חלקי" והוסף הערה.
המקור: רשימת הנדרש ורשימת המוגש: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

נדרש: תשריט; חישוב שטחים; נספח חניה; הסכמת שכנים; אישור יועץ נגישות. הוגש: תשריט; חישוב שטחים; נספח חניה, ללא חתימה.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הפוך את הערות השטח המצורפות לדוח ביקורת מובנה.
ציפיות: סעיפים בסדר הזה — פרטי הביקורת, מה נצפה בשטח, מה נמסר על ידי גורם כלשהו, ומה נדרש. לשון עובדתית, בגוף שלישי, בלי תיאורי הערכה. עד עמוד אחד.
מגבלות: הפרד בין מה שנצפה בשטח לבין מה שנמסר על ידי גורם כלשהו — אלה שני סעיפים נפרדים, ולא תערובת. אל תקבע שבוצעה עבירה או חריגה אלא אם הדבר נכתב במפורש בהערות. אל תסיק מסקנות משפטיות. אל תמציא פרטים; במקום מידע חסר השאר סוגריים ריקים. סמן [להשלמה ידנית] לכל מספר תיק, גוש וחלקה או סעיף.
המקור: הערות השטח: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

ביקור בבוקר. תוספת קלה בגג, כשלושה מטרים. הדייר אמר שזה היה לפני שקנה. לא נמדד. אין היתר בתיק לתוספת.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: נסח מכתב דרישה לבעל נכס על בסיס הממצא הפיזי המצורף.
ציפיות: תיאור הממצא הפיזי בשפה מובנת למי שאינו מהנדס; הפעולות הנדרשות כרשימה ממוספרת; מועד ביצוע; משפט על המשך הטיפול באי-ביצוע. טון ענייני ומכבד, בלי הפחדה. עד עמוד אחד.
מגבלות: בסס את הדרישה על הפגם הפיזי המתועד בלבד. אל תזכיר צפיפות אכלוס, שימוש בנכס או זהות הדיירים כעילה. אל תקבע שבוצעה עבירה. סמן [להשלמה ידנית] לכל עוגן משפטי, מועד או מספר, ואת ההשלכות המשפטיות של אי-ביצוע השאר כ[להשלמה ידנית] לאימות מול הייעוץ המשפטי.
המקור: תמצית הממצא ההנדסי: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

חזית מערבית: טיח מתפורר בשטח נרחב, נפילות לכיוון מדרכה. מעקה גג רעוע. סדק אנכי בקיר תומך בחצר — מחייב בדיקת יציבות.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: נסח מענה ל[נמען] על הפנייה שהועברה מהמוקד, על בסיס הפנייה והערות הבדיקה המצורפות.
ציפיות: אישור קבלת הפנייה; מה נבדק ומתי; ממצאי הבדיקה במילים פשוטות; מה אפשר לעשות אם המצב משתנה. עד שתים-עשרה שורות. שפה ברורה למי שאינו איש מקצוע.
מגבלות: אל תצטט סעיפי חוק או תקנות. אל תסיק מסקנות משפטיות ואל תקבע שבוצעה עבירה. אל תבטיח פעולה עתידית ואל תנקוב במועד. אל תמציא ממצא שאינו בהערות הבדיקה. אל תכלול פרטים מזהים של אף אדם — גם אם הופיעו בפנייה.
המקור: הפנייה והערות הבדיקה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

פנייה: בונים בחצר הסמוכה בלי היתר. בדיקה: פרגולה בהיקף הפטור. אין חריגה. נמסר לפונה בטלפון.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הפוך את רשומות המעקב המצורפות לסיכום היסטוריית טיפול בתיק, לצורך חפיפה לעמית.
ציפיות: ציר זמן בסדר כרונולוגי — מועד, מה נעשה, ומה התוצאה; ובסופו סעיף "פתוח כרגע" עם מה שממתין לפעולה. לשון עובדתית ותמציתית. בלי המלצות המשך.
מגבלות: כלול רק מה שמופיע ברשומות. אל תשלים שלבים חסרים ואל תסביר למה נעשה מה שנעשה. אל תקבע אם הטיפול היה תקין. אל תכלול פרטים מזהים; סמן [להשלמה ידנית] לכל מספר תיק, גוש וחלקה או מועד סטטוטורי.
המקור: רשומות המעקב: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

תלונה נקלטה בתחילת מרץ. ביקור — נמצאה עבודה בשלב יסודות. הודעה נשלחה. התקבלה תגובה בכתב. מאז אין תנועה.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הפוך את הערות הסקירה המצורפות לחוות דעת תכנונית מנומקת.
ציפיות: לכל הערה שלושה חלקים — הממצא; העיקרון התכנוני שהוא סותר; הנחיית תיקון ישימה. טון מקצועי ומנחה, לא פוסל. סיים בהזמנה לתיאום תכנון.
מגבלות: נסח את העיקרון התכנוני במילים, לא במספרי הוראות תוכנית — כל מספר הוראה, תקנה או סעיף מסומן [להשלמה ידנית]. אל תוסיף הערות שאינן ברשימה. אל תקבע אם הבקשה תאושר.
המקור: הערות הסקירה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

חזית מסחרית מנוכרת לרחוב; חומריות לא תואמת את הרצף; גדר אטומה במקום מגוננת; עצים בוגרים לא סומנו לשימור.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: סכם את ישיבת התכנון על בסיס ההערות המצורפות.
ציפיות: משתתפים ומועד; ואז שלושה סעיפים נפרדים ומסומנים — מה סוכם סופית; מה סוכם עקרונית וטעון אישור; ומה הועלה ולא הוכרע. בסוף: מועד המשך. לשון עובדתית.
מגבלות: אל תעביר נושא מסעיף לסעיף. מה שנדון ולא הוכרע נשאר ב"הועלה ולא הוכרע", גם אם נשמע מוסכם. אל תנסח התחייבות בשם הרשות. אל תוסיף מועדים שלא נאמרו; סמן [להשלמה ידנית] לכל מועד או מספר תוכנית.
המקור: הערות הישיבה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

גובה: היזם ביקש קומה נוספת. נאמר שנבחן מול ההנחיות. חניה: הוסכם — פתרון תת-קרקעי. שטח ציבורי: עלה, לא הוכרע.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: ענה על השאלה שבסוף, על בסיס המסמך המצורף בלבד.
ציפיות: תשובה בשלוש עד חמש שורות; מתחתיה, ציטוט קצר מהמסמך שעליו היא נשענת, ובאיזה חלק הוא נמצא. אם המסמך אינו עונה על השאלה — כתוב "המסמך אינו עונה על כך" ואל תשלים.
מגבלות: אל תשתמש בידע חיצוני למסמך. אל תסכם את המסמך כולו — ענה על השאלה בלבד. אל תפרש הוראה; העבר את לשונה. סמן [להשלמה ידנית] לכל מספר סעיף או הוראה שאתה מצטט.
המקור: המסמך, ואחריו השאלה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

מסמך מדיניות מרחבית בן כארבעים עמודים. השאלה: מהי ההנחיה לחזיתות מסחריות בקומת הקרקע ברחוב ראשי?

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הפוך את חומר הרקע המצורף לרשימת נקודות ממוספרת לדיון בוועדה.
ציפיות: לכל נקודה — כותרת קצרה; שתיים עד ארבע שורות רקע עובדתי; ושורה שמנסחת את השאלה שעל הוועדה להכריע בה. סדר לפי סדר הדיון המבוקש. עד עמוד אחד.
מגבלות: אל תמליץ על החלטה ואל תציין עמדה מועדפת — גם לא ברמז ניסוחי. אל תוסיף עובדות שאינן בחומר. סמן [להשלמה ידנית] לכל מספר תוכנית, סעיף או מועד.
המקור: חומר הרקע: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

מתחם בדרום העיר. הבקשה: שינוי ייעוד משטח מלאכה למגורים. תשתיות: אין נתון על קיבולת ביוב. תנועה: נדרשת בדיקה.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: סכם את הישיבה על בסיס ההערות המצורפות.
ציפיות: חמישה חלקים בסדר הזה — משתתפים ומועד; החלטות; משימות, כל אחת עם אחראי ומועד; נושאים פתוחים; מועד המשך. לשון תמציתית, שורה למשימה.
מגבלות: בסעיף "החלטות" כלול רק מה שסוכם במפורש. מה שנדון ולא הוכרע — לסעיף "נושאים פתוחים". אל תמציא אחראי או מועד; במקום שחסר, השאר סוגריים ריקים. אל תוסיף משימות שלא נאמרו.
המקור: הערות הישיבה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

דובר על עומס בבדיקות. הוחלט: תגבור זמני בחודש הקרוב. עלה רעיון לשנות את סדר העדיפויות — לא הוכרע. נפגשים שוב בעוד שבועיים.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: הפק תמצית ניהולית מטבלת המעקב המצורפת.
ציפיות: שלושה סעיפים — מגמות בתקופה; חריגים שדורשים תשומת לב; שאלות שדורשות החלטת הנהלה. מתחת לכל קביעה, ציין על איזה חתך בטבלה היא נשענת. עד עמוד אחד, בלי לשנות את טבלת המקור.
מגבלות: אל תחשב אגרות, היטלים, שטחים לצורכי היתר או מועדים משפטיים — הכלי אינו מחשב אותם, והם נשארים במערכת הסטטוטורית. אל תשלים שורות חסרות ואל תיישב סתירות בין שורות; סמן אותן כממצא לבירור. אל תכלול פרטים מזהים.
המקור: טבלת המעקב: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

עמודות: מספר פנייה, אזור, סוג, מועד פתיחה, סטטוס, מטפל. כמאה ועשרים שורות, שלושה חודשים אחרונים.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: נסח מהנקודות המצורפות הודעה אחת ל[נמען].
ציפיות: שורת נושא; פסקה אחת שמוסרת את העיקר; ואז פרטים כרשימה — מתי, היכן, מי נדרש, ומה להביא. עד שמונה שורות. טון ענייני ונעים.
מגבלות: אל תוסיף פרטים שאינם בנקודות — במקום מידע חסר השאר סוגריים ריקים. אל תנסח התחייבות בשם הרשות. סמן [להשלמה ידנית] לכל מועד שלא נמסר במפורש.
המקור: הנקודות: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

ישיבת צוות חודשית, יום שלישי הקרוב, חדר ישיבות בקומה השנייה. להביא: סטטוס תיקים פתוחים. משתתפים: כל רכזי האגף.

הקשר: אני [תפקיד] ב[רשות].
מטרה: נסח מענה ל[נמען] על הפנייה המצורפת.
ציפיות: אישור קבלת הפנייה; מה נעשה איתה; מה הצעד הבא ומי הגורם המטפל; ומה נדרש מהפונה, אם נדרש. עד שמונה שורות. טון מכבד ולא פורמלי מדי.
מגבלות: אל תבטיח מועד טיפול. אל תביע עמדה לגופה של הפנייה. אל תצטט סעיפי חוק. אל תכלול פרטים מזהים — גם אם הופיעו בפנייה. במקום מידע חסר השאר סוגריים ריקים.
המקור: הפנייה: [הדבק כאן]

דוגמת קלט

פנייה בנושא רעש מעבודות בנייה בשעות הערב בסביבת מגורים. מבקש לדעת למי לפנות ומה נעשה בנושא.